[Notion]ページの複製メニューからテンプレートボタンによる追加更新への切り替える一例を上げてみた

Notionのページを複製する際、少しやり方を変えるだけで大幅な時短となることがあります。些細なことかもしれませんが、処理中なのかスタックしたのか判別し難い状態というのも辛いものです。

今回はテンプレート機能と単純複製を行った際の違いを交えて書いてみました。テンプレート機能そのものについては以下の記事を参考にしてください。

複製による更新処理のメリットとデメリット

ページの複製はよく使われているメニューの１つでしょう。特にデータベース内のページではテンプレートからの作成よりも頻用しています。メリットとしては、携わるスタッフが多くなり且つ自身の名前入力等が必要になる場合、少しでも手間を省くためには前回の入力の使いまわしがとても楽です。

デメリットとして、この複製処理は複製する内容次第で処理時間が大きく延びます。サブページにフィルタ付きで複数のDBが含まれていると複製結果にもそのフィルタが適用されるためか相応に長くなります。適用されたフィルタをそのまま使うのであれば構いませんが、もしそのフィルタの変更が都度必要になるのであれば無駄な処理が発生しているとも言えるでしょう。

テンプレートでの更新処理のメリットとデメリット

一番のメリットは時短とフォーマットの定型化です。データベースのフィルタが掛からないため、複数のデータベースビューがあったとしてもテンプレートボタンをクリックした直後に終わります。前回入力した内容を削除する必要もないため、追加された後に即入力できるのがポイントです。

デメリットとしては、ブロック追加のみを可能としており、ブロック内の変更には非対応になっています。そのためデータベースへのレコード追加はできません。

複製更新からテンプレート更新に切り替える際のポイント

幾つかのポイントを抑えておきます。

データベース自体へのレコード追加更新は対象にできません。ただし、データベースのビュー自体へ絞り込み変更は対象にでき、且つビューに備わっている新規ボタンからは絞り込んだフィルタを内容に反映させたレコードが追加可能です。そこで、データベースを別に置いて、あくまでもビューそのものの追加及びフィルタに基づいた追加更新を可能にすることとします。

次にタイトルへのテキストに日付や担当者等の名前を動的入力もできません。これは、データベース及びページいずれもタイトルから日付や名前を外す方向で検討しましょう。プロパティに入れておくのが一番です。データベースは同じタイトルのレコードが大量に出来上がるかもしれませんが、プロパティでの絞り込みを重視します。

実際に切り替えてみる

まずは該当のブロックをコピーしてテンプレート内に入れます。

次に、テンプレートボタン内にコピーした雛形に対して以下の手続きを取ります。

• 差し替え必須なテキスト部分をダミーに書き換える
• ビューのフィルタ指定値を空にする
• 担当者名や日付はプロパティに移す

必要に応じてブロックタイプを切り替えるとよいでしょう。基本はこれだけで十分です。

最後にテンプレートボタンを実行して、想定している通りの複製追加が行われるか確認します。その後はダミーやフィルタ内容等の更新すべき箇所への入力を手順として残しておきましょう。

あとがき

テンプレートボタンによる追加更新への移行は、とにかく雛形で如何に楽にできるかに掛かっています。これはNotionの使い慣れにもよるため、まずはNotion内のブロック構成やフィルタ設定について慣れるのが一番でしょう。